Pengantar Manajemen

Pengantar Manajemen

DASAR MANAJEMEN

A.   Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap oranglain dan mekanisme kerja untuk mencapai suatu tujuan.

B.   Elemen Dasar Manajemen

1.    Sifat

-      Seni adalah suatu keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan.

-      Ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang telah disistimasikan dan diorganisir untuk mencapai kebenaran umum.

2.    Fungsi

Fungsi Manajemen secara umum yaitu : Planning(perencanaan), Organizing(pengorganisasian), Actuating(penggerakan), dan Controlling.

3.    Sasaran

Terdiri dari 6M yaitu : Man, Money, Machine, Material, Methode, and Market.

C.   Tujuan

1.    Sasaran(Objective)

2.    Maksud(Purpose)

3.    Misi(Mission)

4.    Batas Waktu(Deadline)

5.    Standar

6.    Target

7.    Jatah

MANAJEMEN dan MANAJER

A.   Pengertian Manajer

          Setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya

Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1.    Menurut tingkatannya :

            * Tinggi (Top Manager)

            * Menengah (Middle Manager)

            * Bawah (Lower Manager)

2.    Menurut tanggungjawab dalam organisasi :

            * Manajer Umum (General Manager)

            * Manajer Fungsional (Functional Manager)

                   3. Menurut Bidang Tugas

1.    Marketing Managers

          Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen)

2.    Financial Managers

          Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi)

3.    Operations Managers

     Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi)

4.    Human Resource Managers

Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan karyawan ( human resource planning, recruiting and selecting employees, training and development, designing compensation and benefit systems, formulating performance appraisal systems, and discharging low-performing employees.)

5.  Administrative Managers

     Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang

6.  Other Kinds of Managers

     Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi

( Public relations managers etc).

Managerial Skills

1.   Technical

–     Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi

2.   Interpersonal

–     Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok

3.   Conceptual

–     Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm  organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4.   Diagnostic

–     Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu.

     5.  Communication

–     Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain  dan menerima ide dan informasi dari orang lain

     6.  Decision-Making

–     Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

     7.  Time-Management

–     Keahlian  manajer utk memprioritaskan pekerjaan , mengendalikan waktu bekerja secara efisien , mendelegasikan pekerjaan secara tepat.

TUGAS MANAGER

1.Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain

2.Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas

3.Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan

4.Manajer harus berpikir secara analistis dan konseptual

5.Artinya bekerja tidak dengan cara semberono

6.Manager adalah seorang politisi

7.Manager harus menjadi seorang diplomat

8.manager adalah seorang mediator

9.manager mengambil keputusan-keputusan yang sulit.

LINGKUNGAN MANAJER

             A. Organisasi dan Lingkungan

–     Organisasi berada dalam sebuah lingkungan

–     Lingkungan dapat menjadi faktor pendukung maupun penghambat organisasi

–     Kegiatan organisasi akan merubah lingkungan, dan juga sebaliknya, lingkungan akan mendorong perubahan pada organisasi.

B.   Lingkungan Internal Organisasi

—  Pemilik

       adalah mereka yang secara historis maupun hukum dinyatakan sebagai pemilik akibat adanya penyertaan modal, ide ataupun berdasarkan ketentuan lainnya dinyatakan sebagai pemilik organisasi.

—  Tim Manajemen

       adalah orang-orang yang menurut para pemilik organisasi atau perusahaan dinyatakan atau ditunjuk sebagai pengelola organisasi untuk suatu periode tertentu.

—  Para Anggota atau Pekerja

       adalah sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan yang bergelut dalam aktivitas operasional perusahaan dan menjalankan tugas-tugas keseharian organisasi berdasarkan apa yang telah ditetapkan oleh tim manajemen.

—  Lingkungan Fisik Organisasi

       adalah sumber daya selain manusia yang dimiliki perusahaan dan menjadi faktor pendukung berjalannya sebuah aktifitas organisasi atau perusahaan .

C.   Lingkungan Eksternal Organisasi

—  Pelanggan

       adalah mereka yang secara langsung memanfaatkan, menggunakan, dan mengajukan permintaan atas barang atau jasa yang ditawarkan oleh organisasi.

—  Pesaing

       organisasi bisnis lain yang menjalankan bisnis yang sama dengan organisasi yang kita jalankan. Karena bisnis yang dijalankan sama, maka pesaing merupakan tantangan (sekaligus ancaman) yang dihadapi organisasi dalam meraih pelanggan .

—  Pemasok

       adalah pihak yang terkait langsung dalam kegiatan bisnis dari sebuah organisasi, khususnya organisasi bisnis yang melakukan kegiatan produksi barang jadi dari berbagai jenis bahan baku .

—  Regulator

     adalah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menciptakan keadaan dan kegiatan bisnis yang fair dan aman bagi semua pihak yang ingin menjalankan bisnis .

—  Partner Strategis

     adalah perusahaan lain yang menjalankan bisnis berbeda dengan perusahaan kita, akan tetapi dapat secara bersama-sama menjadi mitra kita dalam menjalankan bisnis yang saling menguntungkan kedua belah pihak .

—  Pemerintah

     adalah pihak yang atas legitimasi politik tertentu di suatu negara, diangkat dan bertugas untuk mewujudkan masyarakat ke arah yang lebih baik dalam pembangunan di segala bidang .

PERENCANAAN (PLANNING)

A.  Arti Perencanaan:

          Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan.

B.   Fungsi perencanaan:

                                      Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil                                     yang optimal.

C.   Mengapa Perencanaan harus dibuat:

•         Setiap kita hendak mencapai tujuan dengan baik, berhasil dan berdaya guna, maka fungsi perencanaan menjadi penting

•         Tahapan kegiatan yang akan kita lakukan perlu ditetapkan atau     direncanakan

•         Untuk menetapkan disiplin

•         Untuk melindungi kita dari hambatan

•         Memberi arah dasar untuk selalu menilai diri

D.   Syarat Perencanaan

1.    Apa saja yang mau dilakukan?

2.    Mengapa/tujuan/alasan melakukan sesuatu?

3.    Siapa saja yang akan melakukan dan siapa dan apa yang akan jadi sasara?

4.    Kapan dilaksanakan?

5.    Dimana dilaksanakan?

6.    Bagaimana langkah dan tahapan dari kegiatan?

E.   Syarat untuk Merencanakan Suatu Program

1.    Mengenali dan mengerti kebutuhan yang akan direncanakan

2.    Tujuan yang jelas (pendek-menengah-panjang)

3.    Ada rangkaian kegiatan yang jelas

4.    Lingkungan yang mendukung

5.    Waktu yang memungkinkan

F.    Penerapan Perencanaan

          Tidak adanya perencanaan yang baik, maka dapat menimbulkan:

1.    Pemborosan yang berlebihan

2.    Pembelian baran-bahan yang tidak jelas

3.    Kehabisan uang

4.    Kebutuhan tidak terbeli, tenaga dan waktu terbuang percuma.

                   Langkah-langkah pembuatan perencanaan

1.    Penguasaan terhadap masalah yang hendak direncanakan.

2.    Tetapkan tujuan untuk membantu dalam pemenuhan

       kebutuhan

3.    Menetapkan sasaran

4.    Membuat desain rencana kegiatan

5.    Menyusun anggaran belanja program

6.    Pengendalian dan penilaian

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

A.   Pengertian Organisasi

     Dari bahasa Yunani organon dan istilah Latin organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.

B.   Ciri-ciri Organisasi

a.   Adanya Orang / Kelompok

b.   Kerjasama

c.    Tujuan yang ingin dicapai

C.   Macam-macam Organisasi

1.    Organisasi Formal

          Suatu sistem kerjasama yang dilakukan dua orang atau lebih dan dikoordinasi dengan sadar untuk mencapai tujuan.

2.    Organisasi Informal

          Kumpulan hubungan antarperorangan tanpa tujuan bersama yang disadari meski pada akhirnya untuk tujuan bersama.

D.   Bentuk Organisasi

a.   Organisasi garis

b.   Organisasi fungsional

c.    Organisasi garis dan staf

d.   Organisasi fungsional dan staf

E.   Konsep Dasar Pengorganisasian

a.   Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

b.   Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.

c.    Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

d.   Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan .

F.    Pengorganisasian(Organizing)

     proses penyusunan struktur organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan lingkungan yg melingkupinya

     Aspek utama proses proses penyusunan struktur organisasi ada 2 (dua) yaitu:

     *  Departementalisasi àpengelompokkan  kerja                                                        

     *  Pembagian kerja à pemerincian tugas pekerjaan

           G. Empat Pilar pengorganisasian

Ò  Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

Ò  Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Ò  Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

Ò  Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)